ROMANIA

CONSILIUL LOCAL MUNICIPAL TÂRGOVIŞTE

SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR DE EVIDENTA A PERSOANELOR

 

 

R E G U L A M E N T U L

PRIVIND ORGANIZAREA ŞI FUNCTIONAREA

SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR DE EVIDENTA A PERSOANELOR

AL MUNICIPIULUI TÂRGOVIŞTE

 

 

CAPITOLUL I

DISPOZITII GENERALE

               

          Art. 1 - Serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor al municipiului  Târgovişte denumit în continuare serviciu public comunitar, este organizat în subordinea Consiliului Local al Municipiului Târgovişte în temeiul art. 1 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţa a persoanelor, modificata si completata.

Art.2 - (1) Scopul serviciului public comunitar este acela de a exercita competenţele ce îi sunt date prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor si de stare civila.

(2) Activitatea serviciului public comunitar se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii.

Art. 3 -(1) În vederea îndeplinirii atribuţiilor, serviciul public comunitar este constituit, potrivit prevederilor art. 4 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001, prin reorganizarea compartimentului de stare civilă din Aparatul Propriu al Consiliului Local al Municipiului Târgovişte şi a Biroului de evidenţă informatizată a persoanei din aceeaşi localitate, care a făcut parte din structura de evidenţă informatizată a persoanei a municipiului.

(2) Serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor este organizat la nivel de serviciu şi are în componenţă compartimente având ca principale atribuţii: evidenţa persoanelor şi eliberarea cărţilor de identitate şi a celor de alegător, înregistrarea actelor şi eliberarea certificatelor de stare civilă, informatică, furnizare date, secretariat-arhivă şi relaţii cu publicul.

Art. 4 - (1) Şeful serviciului public comunitar este numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a consiliului local, în condiţiile legii, cu avizul Inspectoratului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor (în prezent Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date)  în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) din metodologia aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 2104/2004.

Art. 5 - În îndeplinirea prerogativelor cu care este investit, serviciul public comunitar cooperează cu celelalte structuri ale Primăriei, ale Ministerului Administraţiei şi Internelor şi colaborează, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare, cu autorităţile publice, societăţi, agenţi economici, precum şi cu persoane fizice.

 

 

 

CAPITOLUL II

ORGANIZAREA SERVICIULUI

 

 

          Art. 6 - (1) Structura organizatorică şi efectivele serviciului public comunitar sunt stabilite conform statului de organizare aprobat prin Hotărârea Consiliului Local al Municipiului Târgovişte,  avizat de Inspectoratul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor (în prezent Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date) .

(2) Serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor are atribuţii pe linie de:

a) - evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de identitate;

b) – stare civila;

c) – informatică si furnizare date;

d) - secretariat-arhivă şi relaţii publice.

Art. 7 - (1) Serviciul public comunitar execută atribuţiile ce-i sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de competenţă.

 (2) În vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea serviciului are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură componentă în parte.

Art. 8 - (1) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între conducerea serviciului public comunitar şi structurile subordonate acestuia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a serviciului. Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şef şi personalul subordonat acestuia.

(2) În cadrul serviciului sunt organizate compartimente, fara a fi prevazute functii de conducere.  

Art. 9 - (1) La nivelul serviciului public comunitar, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează direct,  prin intermediul şefului de serviciu. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, conducerea serviciului poate angrena şi alt personal specializat din cadrul structurilor proprii.

Art.10 - Serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor al Municipiului Târgoviste primeşte şi soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de evidenţă a persoanelor din localitatea în care funcţionează serviciul public comunitar, cât şi din unele comune învecinate, din raza de competenţă,  la care nu s-au constituit încă servicii publice comunitare, respectiv comunele: Văcăreşti, Ulmi, Tătărani, Şotânga, Răzvad, Raciu, Persinari,  Ocniţa, Nucet, Măneşti, Lucieni, Gura Ocniţei,   Dragomireşti, Doiceşti, Dobra, Comişani,  Bucşani,   Băleni, Aninoasa.

 

                                                          CAPITOLUL III                                          

CONDUCEREA SERVICIULUI

 

 

Art. 11 - Conducerea serviciului public comunitar este asigurată de şeful serviciului.

Art. 12 - (1) Şeful serviciului reprezintă serviciul public comunitar în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul primăriei, cu comandanţii (şefii) unităţilor din Ministerul Administraţiei şi Internelor, cu instituţiile şi organismele din afara sistemului Ministerului Administraţiei şi Internelor, potrivit competenţelor legale.

(2) În aplicarea actelor normative, şeful serviciului public comunitar emite dispozitii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în conformitate cu prevederile legale.

(3) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice, şeful serviciului public comunitar poate delega atribuţii din competenţa sa personalului din subordine.

Art. 13 - Şeful serviciului public comunitar răspunde în faţa consiliului local de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului.

(2) Personalul serviciului public comunitar răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa şefului serviciului.

 

 

CAPITOLUL IV

ATRIBUTIILE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR

 

 

Art. 14 - Serviciul public comunitar are următoarele atribuţii principale:

a)     Întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează certificatele de stare civilă

b)     Înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii;

c)      Întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii;

d)     Întocmesc, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă, precum şi orice menţiuni făcute pe actele de stare civilă, în condiţiile legii;

e)     Actualizează, utilizează şi valorifică Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor, care conţine datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul în raza de competenţă teritorială a serviciului public comunitar respectiv;

f)       Furnizează datele necesare pentru actualizarea Registrului National de Evidenţa a Persoanelor;

g)     Furnizează, în condiţiile legii, la solicitarea autorităţilor şi instituţiilor publice centrale, judeţe şi locale, agenţilor economici ori a cetăţenilor, datele de identificare şi de adresă ale persoanei;

h)     Întocmeşte listele electorale permanente, în colaborare cu structurile teritoriale ale Directiei de Evidenta Persoanelor si Administrarea Bazelor de Date ;

i)       Constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii;

j)       Primeşte cererile şi documentele necesare în vederea eliberării cărţilor de identitate si cărţilor de alegător;

k)     Primeşte cărţile de identitate, cărţile de alegător;

l)       Ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate;

m)  Îndeplineşte şi alte atribuţii stabilite prin reglementări legale.

 

 

Sectiunea I

ATRIBUTII PE LINIE DE EVIDENTĂ A PERSOANELOR

ŞI ELIBERARE A ACTELOR DE IDENTITATE

 

 

Art. 15. În domeniul evidenţei persoanelor şi eliberării actelor de identitate, serviciul public comunitar are următoarele principale atribuţii:

a)     Organizează activitatea de eliberare a actelor de identitate şi a cărţilor de alegător, sens în care primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru eliberarea cărţilor de identitate, stabilirea, restabilirea ori schimbarea domiciliului, precum şi - acordarea vizei de reşedinţă, în conformitate cu prevederile legale;

b)     Pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea dispoziţiilor legale care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor;

c)      Înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

d)     Răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formularele necesare eliberării actelor de identitate;

e)     Colaborează cu formaţiunile de poliţie organizând în comun acţiuni şi controale la locuri de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a populaţiei, precum şi a celor urmărite în temeiul legii;

f)       Identifică - pe baza menţiunilor operative - elementele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi etc. şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun;

g)     Actualizează Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor cu informaţiile din cererile cetăţenilor pentru eliberarea actului de identitate, precum şi din comunicările autorităţilor publice prevăzute de lege;

h)     Preia imaginea cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate;

i)       Înmânează actele de identitate titularilor care au solicitat eliberarea acestora şi operează în bază data înmânării documentelor;

j)       Desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor;

k)     Asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii;

l)       Formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.;

m)  Întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul serviciului;

n)     Răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice;

o)     Soluţionează cererile formaţiunilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P., Justiţie, Parchet, M.Ap.N., persoane fizice şi juridice, privind verificarea şi identificarea persoanelor fizice;

p)     Organizează, asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii, evidenţele locale;

q)     Eliberează acte de identitate persoanelor internate în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum şi celor aflate în arestul unităţilor de poliţie ori în unităţi de detenţie din zona de responsabilitate;

r)      Acordă sprijin în vederea identificării operative a persoanelor internate în unităţi  sanitare, ce nu posedă asupra lor acte de identitate;

s)      Asigură securitatea documentelor serviciului.

 

 

 

 

 

 

Sectiunea II

ATRIBUTII PE LINIE INFORMATICĂ, VERIFICARE SI VALORIFICARE DATE

 

 

Art. 17 - Pe linie informatică, serviciul public comunitar are următoarele atribuţii principale:

a)     Actualizează Registrul national de evidenţă a persoanelor cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere şi alte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi a documentelor prezentate de cetăţeni cu ocazia soluţionării cererilor acestora;

b)     Preia în Registrul national de evidenţă a persoanelor datele privind persoana fizică în baza comunicărilor nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârsta de 0-14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate;

c)      Preia imaginea cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate;

d)     Actualizează datele în vederea producerii cărţilor de identitate;

e)     Operează în baza de date locală data înmânării cărţii de identitate;

f)       Execută activităţi pentru întreţinerea preventivă a echipamentelor din dotare;

g)     Evidenţiază incidentele de hard-soft şi de aplicaţie;

h)     Rezolvă erorile din baza de date locală (constatate cu ocazia unor verificări sau semnalate de alţi utilizatori);

i)       Furnizează, în condiţiile legii, datele de identificare şi de adresă ale persoanei către autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţe şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni, în cazul în care sunt necesare prelucrări de date în sistem informatic;

j)       Administrează reţeaua şi domeniul sistemului informatic pe probleme de competenţa serviciului public comunitar;

k)     Desfăşoară activităţi de studiu şi documentare tehnică, în scopul cunoaşterii tehnologiilor în domeniul informatic şi a posibilităţilor de implementare a acestora;

l)       Colaborează cu specialiştii structurilor informatice interconectate la bazele de date comune ale Ministerului Administraţiei şi Internelor, în vederea asigurării utilizării datelor în conformitate cu prevederile legale;

m)  Execută operaţii de instalare a sistemelor de operare a software-ului de bază şi de aplicaţie pe echipamentele de calcul care compun sistemul informatic local şi participă la depanarea şi repunerea în funcţiune a echipamentelor de calcul, împreună cu specialiştii firmei care asigură asistenţa tehnică în cadrul contractelor de service al echipamentelor de calcul, de comunicaţie şi software;

n)     Asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi ia măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi secrete de serviciu;

o)     Execută alte sarcini dispuse de conducerea serviciului.

 

 

Sectiunea III

ATRIBUTII PE LINIE DE STARE CIVILĂ

 

 

Art. 18 - Pe linie de stare civilă, serviciul public comunitar are următoarele principale atribuţii:

a)     Întocmeşte, la cerere sau din oficiu - potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces şi eliberează certificate doveditoare;

b)     Înscrie menţiuni, în condiţiile legii şi ale metodologiilor, pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registre, exemplarul I sau II, după caz;

c)      Pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale,  care reglementează activitatea pe linia regimului de stare civilă;

d)     Înregistrează toate cererile în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

e)     Răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formulare;

f)       Eliberează extrase de pe actele de stare civilă, la cererea autorităţilor, precum şi - dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă, la cererea persoanelor fizice;

g)     Transmite până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, comunicările nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârsta de 0-14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate;

h)     Transmite centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, livretul militar sau adeverinţa de recrutare a persoanei supuse obligaţiilor militare;

i)       Întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică pe care le transmite lunar Directiei Judetene de Statistică;

j)       la măsuri de păstrare în condiţii corespunzătoare a registrelor şi certificatelor de stare civilă pentru a evita deteriorarea sau dispariţia acestora;

k)     Atribuie codul numeric personal, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează şi le păstrează în condiţii depline de securitate;

l)       Propune anual, necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor;

m)  Se îngrijeşte de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute ori distruse - parţial sau total - după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise;

n)     la măsuri de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, în cazurile prevăzute de lege;

o)     Înaintează serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor, exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile din exemplarul 1;

p)     Sesizează imediat serviciul judeţean de specialitate, în cazul dispariţiei unor documente de stare civilă cu regim special;

q)     Primeşte cererile şi efectuează verificări cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă şi transcrierea certificatelor de stare civilă procurate din străinătate;

r)      La solicitarea instanţelor, efectuează verificări cu privire la anularea, completarea, rectificarea ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariţiei sau a morţii pe cale judecătorească şi înregistrarea tardivă a naşterii;

s)      Desfăşoară activităţi de primire, examinare, evidenţă şi rezolvare a petiţiilor cetătenilor;

t)       Asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce-i revin în temeiul legii;

u)     Formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru;

v)     Întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul serviciului public comunitarl;

w)   Răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei;

x)     Execută acţiuni şi controale cu personalul propriu sau în colaborare cu formaţiunile de ordine publică, în unităţile sanitare şi de protecţie socială, în vederea depistării persoanelor a căror naştere nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă şi a persoanelor cu identitate necunoscută;

y)     Colaborează cu formaţiunile de poliţie pentru identificarea unor cadavre şi  persoane cu identitate necunoscută, precum şi a părinţilor copiilor abandonaţi.

 

 

 

Sectiunea IV

ATRIBUŢII PE LINIE DE

SECRETARIAT-ARHIVA ŞI RELAŢII CU PUBLICUL

 

 

Art. 19 - În domeniul secretariat şi relaţii cu publicul, serviciul public comunitar are următoarele principale atribuţii:

a)     Primeşte, înregistrează şi ţine evidenţa ordinelor, dispoziţiilor, instrucţiunilor, regulamentelor, ştampilelor şi sigiliilor, asigurând repartizarea lor în cadrul serviciului;

b)     Verifică modul în care se aplică dispoziţiile legale cu privire la apărarea secretului de stat şi de serviciu, modul de manipulare şi de păstrare a documentelor clasificate;

c)      Organizează şi asigură întreţinerea, exploatarea şi selecţionarea fondului arhivistic neoperativ constituit la nivelul serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale în materie;

d)     Asigură înregistrarea intrării/ieşirii tuturor documentelor şi clasarea acestora în vederea arhivarii acestora;

e)     Repartizează corespondenţa, o predă după executarea operaţiunilor de înregistrare în registrele special destinate;

f)       Expediază corespondenţa;

g)     Asigură primirea şi înregistrarea petiţiilor şi urmăreşte rezolvarea acestora în termenul legal;

h)     Organizează şi desfăşoară activitatea de primire în audienţă a cetăţenilor de către conducerea serviciului sau lucrătorul desemnat;

i)       Centralizează principalii indicatori realizaţi, verifică modul de îndeplinire a sarcinilor propuse şi întocmeşte sintezele, situaţiile comparative şi analizele activităţilor desfăşurate periodic;

j)       Transmite serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor judeţean sintezele şi analizele întocmite;

k)     Asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al serviciului, din documentele rezultate din activitatea de profil.

 

 

CAPITOLUL V

DISPOZITII FINALE

 

 

Art. 20 - (1) Atribuţiile şefului serviciului public comunitar şi ale personalului cu funcţii   de execuţie sunt prevăzute în fişele posturilor.

          (2) În raport de modificările intervenite în structura sau activitatea serviciului public comunitar, fişele posturilor   vor fi reactualizate, cu aprobarea şefului ierarhic.

Art. 21 - Personalul serviciului public comunitar este obligat să cunoască şi să aplice întocmai, prevederile prezentului regulament, în părţile ce-l privesc.